FAQ
1. Czy system i jego utrzymanie są darmowe?
Koszty podłączenia systemu i utrzymania w bibliotekach ponosi Biblioteka Narodowa. Dla bibliotek przystępujących podłączenie i utrzymanie jest darmowe.
2. Czy konieczny jest wkład własny?
Nie.
3. Czy wdrożenie systemu Alma jest równoznaczne z otrzymaniem wyszukiwarki Primo?
Tak, to integralne systemy.
4. Do kiedy można składać wnioski?
Do 12 kwietnia 2023 roku do godz. 16.00.
5. Kto może ubiegać się o otrzymanie systemu?
O przyłączenie do systemu mogą ubiegać się duże biblioteki publiczne oraz inne zaliczone przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego do OSB o księgozbiorach liczących powyżej 50 tys. jednostek zbiorów, zlokalizowane na terenie całego kraju.
6. Czy kryterium 50 tys. jednostek zbiorów dla dużych bibliotek dotyczy biblioteki głównej wraz z oddziałami i filiami?
Tak, liczba jednostek obejmuje zbiory całej biblioteki łącznie z jej oddziałami i filiami lub bibliotekami wydziałowymi bądź instytutowymi (w przypadku bibliotek akademickich).
7. Gdzie szukać pomocy przy wypełnieniu wniosku?
Wszelkie pytania należy kierować na adres: omnis2@bn.org.pl.
8. Składam wniosek. Czy oświadczenie o przynależności do ogólnokrajowej sieci bibliotecznej jest potrzebne?
Dotyczy to dużych bibliotek innych niż publiczne, zaliczonych przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego do ogólnokrajowej sieci bibliotecznej.
9. Jak sprawdzić, czy biblioteka jest w ogólnokrajowej sieci bibliotecznej?
Informacje te zawarte są w serwisie ogólnokrajowej sieci bibliotecznej. W skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej wchodzą biblioteki publiczne oraz inne biblioteki włączone decyzją ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.
10. Czy mogę przesłać wniosek elektronicznie?
Tak, za pośrednictwem ePUAP, przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo profilu zaufanego. To zalecany sposób złożenia wniosku.
11. Kogo należy wpisać w części A w punkcie 19?
W punkcie 19 należy wpisać osobę/-y reprezentującą/-e wnioskodawcę, która/e zgodnie ze statutem reprezentuje/-ą i podpisuje/-ą umowę. W związku z tym nie bierzemy pod uwagę Odpisu pełnego z księgi rejestrowej tylko Statut.
12. Skąd wziąć identyfikator TERYT, który trzeba wpisać w części A punkcie 13?
Baza TERYT dostępna jest na stronie GUS.
13. Kim jest organizator jednostki w części A w punkcie 22/23?
Aby prawidłowo odpowiedzieć na to pytanie biblioteka musi zadać sobie pytanie: z kim ustala organizację i funkcjonowanie instytucji, od kogo dostaje i z kim uzgadnia budżet?
14. Kto odpowiada za wdrożenie systemu?
Biblioteka Narodowa jako operator.
15. Czy podłączana biblioteka musi dodatkowo zatrudnić informatyka do wdrożenia i obsługi systemu?
Nie, podczas wdrożenia każda z podłączanych bibliotek będzie miała zapewnione wsparcie Biblioteki Narodowej. Do obsługi systemu nie jest potrzebny informatyk.
16. Czy Biblioteka Narodowa będzie pomagać we wdrożeniu?
Tak, przewidziany jest szereg działań wspierających biblioteki od momentu znalezienia się biblioteki na liście pozytywnie rozpatrzonych wniosków.
17. Czy w ramach wdrożenia przewidziane są szkolenia dla podłączanych bibliotek?
Tak, każda z podłączanych bibliotek zostanie objęta programem szkoleń w zakresie: przepisów katalogowania, Deskryptorów Biblioteki Narodowej i korzystania z systemu.
18. Jak dokonywana jest ocena wniosków?
Zasady określa § 5 Regulaminu.
19. Co zyska biblioteka na nowym systemie?
Nowoczesny, darmowy system działający w chmurze oraz połączone katalogi pozwolą rozwijać bibliotekom nowe formy działania, a także kompleksowo dostarczać użytkownikom opracowaną według jednolitych zasad informację o ich zbiorach. Dla bibliotek oznacza to brak konieczności instalacji lokalnej systemu (uniezależnienie się od systemu operacyjnego na stacjach roboczych), utrzymywania zaplecza serwerowego czy kosztu zakupu licencji. Obsługa systemu odbywać się będzie poprzez przeglądarkę internetową, a biblioteki zyskają dostęp do stałych aktualizacji oprogramowania. Bibliotekarze w ramach wspólnego środowiska katalogowego będą mogli efektywniej zarządzać zbiorami, jak i swoim czasem pracy. Biblioteki w systemie będą też pod opieką bibliotekarzy z BN.
20. Jakie biblioteki korzystają z systemu w Polsce, a jakie zagranicą?
System Alma został wdrożony już w Bibliotece Narodowej, Bibliotece Jagiellońskiej (wraz z bibliotekami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Jagiellońskiego), Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej w Lublinie i Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej w Kielcach, Bibliotece Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego czy Bibliotece Uniwersyteckiej w Toruniu wraz ze wszystkimi bibliotekami specjalistycznymi Uniwersytetu Mikołaja Kopernika. Systemu z powodzeniem działa też m.in. w bibliotece Uniwersytetu Harvarda i Uniwersytetu w Oksfordzie, sieci Bibliotek Narodowych Danii i Szwajcarii wraz z wybranymi bibliotekami uniwersyteckimi tych krajów. Ponad 3 tysiące dużych bibliotek używa systemu Alma na świecie, wiele teraz do niego przystępuje. W 2022 roku system wdrożono m.in. w: Bibliotece Politechniki Wrocławskiej, Bibliotece Zakładu Narodowego im. Ossolińskich, Miejskiej Bibliotece Publicznej im. Tadeusza Różewicza we Wrocławiu, Bibliotece Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, Bibliotece Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, Bibliotece Elbląskiej im. Cypriana Norwida, Bibliotece Międzynarodowego Centrum Kultury w Krakowie, Bibliotece Głównej Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej, Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej im. Emilii Sukertowej-Biedrawiny w Olsztynie. Lista wdrożeń w 2022 roku dostępna jest tutaj.
21. Kiedy będzie wdrażany system w bibliotekach w ramach NPRCz?
Wdrożenie przewidziane jest do końca 2025 roku. Dla każdej z bibliotek będzie ustalany osobno rok wdrożenia.
22. Czy zbiory mojej biblioteki po wdrożeniu będą też widoczne we wspólnym katalogu?
Tak, zbiory bibliotek będą zintegrowane w ramach połączonych katalogów, co zwiększy ich widoczność, pozwoli użytkownikom na ich szybsze odnalezienie oraz wypożyczenie.
23. Czy system pozwala na pracę i współkatalogowanie w czasie rzeczywistym?
Tak, pozwala na pełne korzystanie z opisów katalogowych BN, powstających w trybie 24 godzin od wpływu do biblioteki.
24. Czy system trzeba instalować lokalnie na określonych terminalach?
Nie, system działa w modelu chmurowym, więc jest dostępny z poziomu przeglądarki internetowej na dowolnym urządzeniu. Pozwala on również na nieprzerywalną pracę zdalną poza siedzibą biblioteki.
25. Kiedy zostaną ogłoszone wyniki naboru?
Po zatwierdzeniu listy rankingowej przez ministra kultury i dziedzictwa narodowego. Wyniki zostaną podane na stronie www Biblioteki Narodowej.
26. Jakie są zobowiązania informacyjno-promocyjne biblioteki?
Poinformowanie o przyłączeniu do systemu w mediach biblioteki zgodnie z zapisami umowy oraz § 10 pkt 4) Regulaminu.
27. Co należy podać w części D w punkcie 38?
W punkcie 38 należy podać łączną liczbę wszystkich zbiorów, które są zgromadzone przez wnioskującą biblioteką.
28. Co należy podać w części D w punkcie 63?
W punkcie 63 należy podać łączną liczbę wszystkich rekordów przechowywanych w obecnym systemie bibliotecznym.
29. Co należy podać w części D w punkcie 70?
W punkcie 70 należy podać liczbę rekordów rachunków, które są wykorzystywane w obecnym systemie bibliotecznym do obsługi procesu gromadzenia zbiorów.
30. Co należy podać w części D w punkcie 71?
W punkcie 71 należy podać liczbę rekordów zamówień, które są wykorzystywane w obecnym systemie bibliotecznym do obsługi procesu gromadzenia zbiorów.
31. Czy podłączane biblioteki będą mieć dostęp do materiałów szkoleniowych z obsługi systemu Alma?
Tak, Biblioteka Narodowa będzie przeprowadzać szkolenia dla wszystkich bibliotekarzy z obsługi systemu Alma i udostępni materiały szkoleniowe z tego zakresu w języku polskim.
32. Czy system Alma umożliwia realizację wszystkich procesów bibliotecznych, np. udostępniania zbiorów?
Tak, system Alma obsługuje wszystkie procesy realizowane w każdej bibliotece – bez względu na jej typ, wielkość zbiorów i liczbę czytelników.
33. Czy system Alma obsługuje kody kreskowe i współpracuje z czytnikami kodów kreskowych?
Tak, system Alma w pełni obsługuje kody kreskowe i czytniki kodów kreskowych, które są stosowane w realizacji udostępniania i gromadzenia zbiorów bibliotecznych.
34. W mojej bibliotece korzystamy z książkomatu i RFID, czy po podłączeniu do systemu Alma nadal będziemy mieć taką możliwość?
Tak, system Alma integruje się z książkomatami i systemami RFID.
35. Czy Alma umożliwia generowanie ksiąg inwentarzowych?
Tak, system Alma w pełni obsługuje proces gromadzenia zbiorów, również w zakresie generowania zestawień do ksiąg inwentarzowych.
36. Pracuję w małej bibliotece, czy po podłączeniu do systemu Alma trzeba korzystać ze wszystkich jego funkcjonalności?
Nie, każda z podłączanych bibliotek sama decyduje w jakim zakresie będzie wykorzystywać funkcjonalności systemu Alma.
37. W obecnym systemie bibliotecznym nie uruchomiliśmy modułu gromadzenia, czy będzie to możliwe w systemie Alma? Czy Biblioteka Narodowa zapewni wsparcie również w tym zakresie?
Tak, proces gromadzenia może być uruchomiony w systemie Alma bez względu na to czy podłączana biblioteka wcześniej korzystała z tej funkcjonalności. Biblioteka Narodowa zapewnia wsparcie w zakresie szkolenia i konfiguracji całego systemu Alma, także w części związanej z gromadzeniem zbiorów.
38. Czy do obsługi systemu Alma potrzebna jest znajomość języka angielskiego?
Nie, system Alma jest w pełni dostępny w języku polskim. System Alma i wyszukiwarka Primo są dostępne w pełnej polskiej wersji językowej. Do wdrożenia i obsługi systemu nie jest potrzebna znajomość języka obcego.
39. Czy każda z podłączanych bibliotek będzie miała swój oddzielny katalog online?
Tak, każda z podłączanych bibliotek będzie miała swoją oddzielną wyszukiwarkę Primo.
40. Czy do katalogu online będzie można dodać logo swojej biblioteki?
Tak, każda z podłączanych bibliotek będzie miała spersonalizowaną wyszukiwarkę Primo i będzie można dodać do niej własne logo. Zobacz przykład BN, BJ, WBP Lublin i WBP Kielce.
41. Czy biblioteka, która kupiła system biblioteczny i ze względu na okres trwałości projektu finansującego musi z niego korzystać do maja 2025 roku, może złożyć wniosek o podłączenie do systemu Alma?
Tak, podłączanie bibliotek będzie realizowane do końca 2025 roku, a kolejność podłączania będzie indywidualnie ustalana z każdą z bibliotek.
42. Czy biblioteka naukowa, której siedziba mieści się w województwie lubelskim, może złożyć wniosek?
Każda biblioteka naukowa (bez względu na lokalizację), zaliczona do OSB i posiadająca ponad 50 tys. zbiorów może złożyć wniosek o podłączenie w konkursie dla dużych bibliotek.
43. Jestem w trakcie wyboru nowego systemu bibliotecznego do obsługi mojej biblioteki, czy powinnam złożyć wniosek o podłączenie do systemu Alma?
Tak. System Alma i wyszukiwarka Primo są bezpłatnie dla przystępujących bibliotek. Koszty związane z podłączeniem i utrzymaniem systemu ponosi wyłącznie Biblioteka Narodowa.
44. Czy przy składaniu wniosku w wersji papierowej liczy się data stempla pocztowego?
Nie, przy składaniu wniosku w wersji papierowej liczy się data stempla wpływu przesyłki do Kancelarii Biblioteki Narodowej. Rekomendujemy składanie wniosków w wersji elektronicznej za pośrednictwem ePUAP.
45. W mojej bibliotece prowadzona jest baza bibliografii regionalnej, czy po podłączeniu do systemu Alma będzie również taka możliwość?
Tak, w systemie Alma można prowadzić bibliografię regionalną, która po udostępnieniu w połączonych katalogach będzie dostępna dla znacznie większego grona czytelników.
46. Czy w trakcie wdrożenia będą migrowane dane związane z udostępnianiem zbiorów?
Tak, wdrożenie systemu Alma obejmuje migrację również danych związanych z udostępnianiem zbiorów, np. kont czytelników, aktywnych wypożyczeń i opłat na kontach.
47. Czy w związku z migracją kont czytelników przewidziane jest zawarcie umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych pomiędzy Biblioteką Narodową i każdą z podłączanych bibliotek?
Tak, Biblioteka Narodowa jako główny administrator systemu będzie odpowiedzialna również za migrację danych osobowych. W związku z tym jednym z załączników do umowy zawieranej z poszczególnymi bibliotekami będzie umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
48. Do systemu będą migrowane dane osobowe naszych czytelników. Czy będzie zapewniony odpowiedni poziom bezpieczeństwa migracji tych danych związany z wymaganiami RODO?
Tak, dostawca oprogramowania, firma Ex Libris, zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa danych osobowych przechowywanych w systemie Alma. Wszystkie zasady i procedury są w pełni zgodne z wymaganiami RODO.
49. W mojej bibliotece mamy karty czytelników z kodami kreskowymi. Czy po wdrożeniu systemu trzeba będzie je wymienić i zastąpić nowymi?
Nie, wdrożenie systemu Alma nie wiąże się z koniecznością wymiany kart czytelników. Dotychczas stosowane kody kreskowe zostaną zachowane.
50. W mojej bibliotece mamy zainstalowane bramki antykradzieżowe, czy po wdrożeniu systemu Alma nadal będziemy mogli z nich korzystać?
Tak, system Alma integruje się z zewnętrznymi urządzeniami, również działającymi w systemach RFID.
51. W systemie będzie pracować jednocześnie bardzo wielu bibliotekarzy, czy to nie będzie wpływać na wolną pracę Almy?
Nie, system Alma jest zlokalizowany na serwerach chmurowych, dzięki czemu może obsługiwać nawet bardzo dużą liczbę bibliotekarzy jednocześnie w nim pracujących – bez wpływu na wydajność systemu.
52. Czy będzie możliwość dodania w katalogu online informacji o nowościach i rankingach wypożyczeń?
Tak, każda z bibliotek będzie mieć możliwość personalizacji wyszukiwarki Primo i dodanie w niej informacji np. o nowo zakupionych i najczęściej wypożyczanych publikacjach.
53. Czy w trakcie wdrożenia systemu Alma będziemy musieli kontaktować się z firmą Ex Libris?
Nie, wdrożenie będzie prowadzone przez Bibliotekę Narodową.
54. Czy podczas codziennego korzystania z systemu Alma każda z bibliotek będzie mieć zapewnione wsparcie w języku polskim?
Tak, Biblioteka Narodowa zapewnia wsparcie dla każdej z bibliotek, również po wdrożeniu systemu, zawsze w języku polskim.
55. Czy po wdrożeniu systemu Alma będziemy musieli kontaktować się z firmą Ex Libris?
Nie, wszelkie sprawy związane z obsługą systemu Alma będą rozwiązywane przez Bibliotekę Narodową.
56. Czy przewidziane są dodatkowe opłaty związane z wdrożeniem systemu Alma?
Nie, wszelkie koszty związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu pokrywa Biblioteka Narodowa.
57. W mojej bibliotece korzystamy z różnych funkcji programu bibliotecznego (np. udostępnianie, katalogowanie, gromadzenie, inwentarze, skontrum), czy po wdrożeniu systemu Alma również będziemy mieć taką możliwość?
Tak, system Alma posiada funkcjonalności do obsługi wszystkich procesów realizowanych w każde bibliotece.
58. Czy w trakcie wdrożenia są przewidziane przestoje w udostępnianiu zbiorów?
Nie, w trakcie wdrożenia i migracji nie są przewidziane przestoje w udostępnianiu zbiorów. Wdrożenie zostało zaplanowane w taki sposób, aby było jak najmniej uciążliwości, również dla czytelników.
59. Czy rekordy bibliograficzne i wzorcowe będą walidowane, tzn. akceptowane przed ich udostępnieniem?
Nie, rekordy nie będą walidowane. Każdy rekord w momencie jego zapisania będzie dostępny dla każdej z bibliotek – bez żadnych dodatkowych procedur.
60. Czy po wdrożeniu systemu nadal będziemy mogli katalogować nasze zbiory?
Tak, każda z bibliotek będzie mogła nadal katalogować swoje zbiory. Biblioteka Narodowa przeprowadzi cykl szkoleń obejmujących m.in. przepisy katalogowania i stosowanie DBN – dla każdej z podłączanych bibliotek.
61. Szkolenia są przewidziane w trakcie wdrożenia systemu, czy później również będziemy mieć możliwość konsultacji w zakresie katalogowania np. książek dla małych dzieci?
Tak, po wdrożeniu systemu każda z podłączanych bibliotek będzie mieć możliwość konsultacji ze specjalistami w Bibliotece Narodowej, również w zakresie katalogowania poszczególnych typów publikacji.
62. Wszystko czego potrzebuję mam w obecnym systemie bibliotecznym, czy warto złożyć wniosek o wdrożenie systemu Alma?
Tak, system Alma i wyszukiwarka Primo, to najnowocześniejsze rozwiązania stosowane przez biblioteki na całym świecie. Oba systemy są stale rozwijane poprzez wprowadzanie comiesięcznych aktualizacji. Dodatkowo oba systemy, ich wdrożenie i utrzymanie są bezpłatne dla każdej z podłączanych bibliotek. Wszystkie koszty pokrywa Biblioteka Narodowa.